En tom tid fortæller ikke, hvorfor klienten ikke kom. Det kan være nyttigt at undersøge både fejl i aftaleinformationen og mulighederne for at give besked. Tag udgangspunkt i klinikkens egne hændelser frem for at antage, at alle udeblivelser skyldes glemsomhed.
Kontrollér aftalebekræftelsen
Se efter korrekt dato, klokkeslæt, sted og kontaktvej i bekræftelsen. Oplys tydeligt, hvordan klienten kan give afbud eller flytte tiden. Kontrollér, at ændringer i kalenderen også ændrer aftaleinformationen, så klienten ikke får modstridende beskeder.
Afgræns påmindelsen til aftalen
En påmindelse skal vedrøre en faktisk booket tid og kun indeholde nødvendige praktiske oplysninger. Hold nye tilbud og markedsføring adskilt, og afklar kanal og håndtering af kontaktoplysninger. Undgå følsomme behandlingsdetaljer i beskeder, og del ikke patientoplysninger i fælles indhold. Test, at aflyste eller flyttede tider ikke udløser gamle påmindelser.
Gør afbud og vilkår tydelige
Giv en enkel vej til afbud eller ombooking, og beskriv svartider og frister før klienten booker. Hvis klinikken overvejer depositum eller gebyr, skal grundlag, gældende regler og bookingplatformens krav afklares først. Et gebyr er ikke en garanti for fremmøde.
Mål udeblivelser særskilt
Definér udeblivelse, rettidigt afbud og sent afbud hver for sig. Sammenlign ens perioder og notér ændret kapacitet, ferie eller nye vilkår. En udeblivelsesandel kan beregnes som udeblivelser divideret med aftaler, hvor fremmøde var forventet. Brug kun samme definition fra periode til periode. En tom tids salgspris er ikke automatisk et tab i overskud.