Når en ny klient besøger klinikken, kan personalet undersøge, om information og arbejdsgange hænger sammen. Et enkelt besøg kan være det rigtige valg. Målet med en god velkomst er derfor at gøre besøget forståeligt, ikke at få alle til at købe flere behandlinger.
Afklar de praktiske rammer
Gennemgå bookinginformationen: ydelse, pris, varighed, adresse og vilkår for ændring eller afbud. Oplys, hvordan klienten kan stille spørgsmål. Påmindelser skal vedrøre den faktiske aftale; de skal ikke bruges til at tilføje salgsbudskaber.
Giv plads til spørgsmål
Aftal, hvem der tager imod klienten, og hvem der besvarer faglige spørgsmål. Kvalificeret klinikpersonale ejer vurderingen af behandling, forventninger, risici og relevans. Markedsføringen skal ikke fastlægge antal besøg, intervaller eller resultater.
Afslut med et frivilligt næste skridt
Hvis personalet vurderer, at et nyt besøg er relevant, kan de forklare muligheden og de praktiske vilkår. Klienten kan booke, tænke over det eller takke nej. Brug ikke pres eller kunstig knaphed, og registrér kun en ny tid, når den faktisk er aftalt.
Kontrollér kontaktgrundlag før genbooking
Før en senere henvendelse om genbooking kontrolleres relevans, kontaktgrundlag, valgt kanal og tidligere fravalg. En booking eller et gentaget download genopretter ikke et tidligere fravalgt marketingvalg. Hold aftalebeskeder og markedsføring adskilt.
Undersøg årsager frem for at gætte
Hvis få førstegangsklienter vender tilbage, undersøg praktiske forhold såsom uafklarede priser, manglende svar eller en vanskelig bookingvej. Antag ikke, at årsagen er pris eller utilfredshed. Frivillig feedback kan hjælpe, men den siger ikke noget sikkert om alle klienters behov.
Mål det relevante for klinikken
Skeln mellem tilbud om en ny tid, bookede tider og gennemførte besøg. Flere besøg er ikke dokumentation for bedre behandlingsresultater. Vurder også personalets tidsforbrug, afbud og klientens frie valg, før arbejdsgangen ændres.